Pravilnik o sadržaju i načinu vođenja evidencije o radnicima zaposlenim kod poslodavca objavljen je u Nar. nov., br. 55 od 10. svibnja 2024. i primjenjuje se od 1. listopada 2024. Novim Pravilnikom propisuje se sadržaj i način vođenja evidencije o radnicima zaposlenim kod poslodavca, ako drugim propisom nije drukčije uređeno. Stupanjem na snagu novoga Pravilnika prestao je važiti Pravilnik o sadržaju i načinu vođenja evidencije o radnicima (Nar. nov., br. 73/17).
Kao razlog za donošenje novoga Pravilnika istaknuto je usklađenje propisa o vođenju osobnih podataka radnika s načelima obrade osobnih podataka iz Opće uredbe o zaštiti podataka te s izmjenama i dopunama Zakona o radu (Nar. nov., br. 151/22) u vezi s radom na daljinu, odsutnosti s posla, očinskim dopustom i dopustom za pružatelje skrbi.
U vezi s primjenom odredbi novoga Pravilnika (koji je odredbama ponešto bogatiji od svog prethodnika) održane su brojne edukacije, a nadležnom Ministarstvu rada, mirovinskoga sustava, obitelji i socijalne politike (u daljnjem tekstu: Ministarstvo) postavljen je veliki broj upita za tumačenje novih odredbi. Tako je, primjerice, Ministarstvo na svojim mrežnim stranicama, 12. rujna 2024., objavilo dva mišljenja u vezi s primjenom novoga Pravilnika, a koji se odnose na rokove čuvanja i obvezu brisanja ili uklanjanja podataka o radnicima te na primjenu novih odredbi na ranije zaposlene radnike i oni koji su nekad bili, a više nisu u radnom odnosu kod poslodavca.
Tako je Ministarstvo u svom mišljenju pojasnilo da je u skladu s Pravilnikom o sadržaju i načinu vođenja evidencije o radnicima zaposlenim kod poslodavca (Nar. nov., br. 55/24) poslodavac dužan voditi evidenciju o radnicima s propisanim podacima, a koju čuva na način i u rokovima propisanim člankom 9. toga Pravilnika. Pritom su rokovi trajnog čuvanja podataka i dokumentacije o radnicima, zamijenjeni rokovima određenog trajanja i znatno su skraćeni.
Dakle, evidencija o radnicima koja se do sada čuvala kao dokumentacija trajne vrijednosti, prema novom Pravilniku koji se primjenjuje od 1. listopada 2024. čuva se šest godina odnosno duže, do okončanja spora ako poslodavac ima saznanja da je spor pokrenut ili u slučaju kada je drugim propisom tako propisano.
Nakon isteka propisanih rokova čuvanja, podaci o radnicima moraju se brisati ili na drugi način ukloniti bez obzira na koji ih način poslodavac vodi (papirnato ili elektronički). Ako se radi o originalnim ispravama radnika, poslodavac ih je u skladu s odredbom članka 130. Zakona o radu (Nar. nov., br. 93/14, 127/17, 98/19, 151/22, 46/23, 64/23 – Odluka USRH), u roku od 15 dana od dana prestanka radnog odnosa, dužan vratiti radniku.
Uzimajući u obzir kako prijelaznim i završnim odredbama Pravilnika o sadržaju i načinu vođenja evidencije o radnicima zaposlenim kod poslodavca nije uređen poseban odnos između novoga propisa i propisa koji se stavlja van snage, kako u pogledu računanja rokova tako i u pogledu drugih situacija koje su nastale za vrijeme dok je stari propis bio na snazi, Ministarstvo je mišljenja da rokove propisane novim Pravilnikom valja na jednak način primjenjivati kako na radnike koji više nisu u radnom odnosu i čiji je radni odnos prestao do stupanja na snagu novog Pravilnika (1. listopada 2024.), tako i na radnike koji su zaposleni kod poslodavca od dana stupanja Pravilnika na snagu. Prema našem mišljenju, iz ovako sročenog mišljenja Ministarstva, možemo zaključiti da se odredbe o čuvanju podataka radnika odnose i na one radne odnose koji su zasnovani prije stupanja Pravilnika na snagu te traju i nakon njegova stupanja na snagu.
Spomenuta, ali i druga mišljenja Ministarstva u vezi s primjenom novoga Pravilnika možete pročitati ovdje.
